D ana merupakan salah satu faktor “kendala” yang sering dirasakan oleh penyelenggara kegiatan. Hampir semua kegiatan besar tidak pernah me...

Cara Mudah Menggaet Sponsorship Seminar Cara Mudah Menggaet Sponsorship Seminar

"Siapa saja yang tidak melakukan perencanaan dengan baik maka sesungguhnya dia telah merencanakan sebuah kegagalan" Rencanakan dengan matang acara anda dengan mengundang sponsor.

Cara Mudah Menggaet Sponsorship Seminar

Cara Mudah Menggaet Sponsorship Seminar

Dana merupakan salah satu faktor “kendala” yang sering dirasakan oleh penyelenggara kegiatan. Hampir semua kegiatan besar tidak pernah melupakan pihak ini. Untuk mendapatkan dana tersebut, salah satu sumber yang umum dipakai adalah dengan mencari sponsorship. Namun tidak semua penyelenggara kegiatan dapat menggaet sponsorship sesuai dengan target yang diharapkan. Oleh karena itu, kita akan berbagi mengenai “Cara Mudah Menggaet Sponsorship Seminar”.

Saat ini pekerjaan untuk mencari sponsor sangat sulit. Mungkin dipicu harapan dari para sponsor. Mereka ingin kegiatan sponsorshipnya dapat dijadikan sebagai sarana untuk mencapai berbagai sasaran sekaligus, dengan mengintegrasikan sponsorshipnya ke dalam beragam aktivitas pemasaran lain & dapat menghubungkannya dengan pasar sasaran. Mereka ingin membangun hubungan dengan pasar sasaran sampai menciptakan tingkat relevansi yang tidak dapat dicapai oleh media pemasaran seperti televisi, radio atau surat kabar.

Dengan demikian, tugas pencari sponsor telah berubah dari ibarat sebagai pengibar bendera menjadi pipa penyalur, dengan menawarkan beragam manfaat dan peluang yang dapat membantu sponsor mencapai tingkat hubungan tertentu.

Saat ini para sponsor juga mengharapkan agar kita membantu mereka memahami lebih mendalam mengenai para pengunjung acara yang kita selenggarakan. Mereka bukan sekedar ingin tahu tentang umur dan jenis kelamin para pengunjung, tetapi mereka juga ingin tahu mengapa orang-orang tersebut mau untuk datang ke acara kita, apa yang menjadi daya tarik utamanya. Para sponsor juga ingin dapat memperbaiki atau meningkatkan pengalamannya.

Ini berarti kita sebagai pencari sponsor dituntut bekerja lebih keras lagi. Sponsor dapat dengan mudah pindah ke berbagai kegiatan yang berbeda. Oleh karena itu, penyelanggara kegiatan tidak dapat mengandalkan pendapatan dari sponsor dalam bentuk bantuan dana. Model baru dari sponsorship didasarkan pada kemitraan. Sponsorship yang didasarkan pada kemitraan mampu memberikan beragam jenis hasil yang menyebabkan sponsor manapun sulit untuk meninggalkan kerjasama kemitraan tersebut.

Siapa saja yang berpeluang menjadi sponsor acara kita? Jawabannya adalah semua lembaga/perusahaan yang sedang membutuhkan promosi dan sedang mencari mitra kerjasama dalam mengerjakan program kerja perusahaan.

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai berikut :

    1. Bantuan dana berupa uang tunai

    2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, televisi

    3. Support pembicara
    Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor bertanggung jawab                      mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor

    4. Support  akomodasi

    5. Potongan harga misal percetakan, cathering

    6. Souvenir misal kaos kenang-kenangan

    7. Kerjasama program melalui MoU

    8. Diskon produk perusahaan

Ilustrasi (Sponsorship)

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan.Seperti yang

sudah disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu menginginkan manfaat bukan sebaliknya. Oleh karena itu, kita perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang kita kerjakan. Perlu diperhatikan beberapa hal ini :

    Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.
    Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor.
    Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan produk mereka.
    Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan sponsor, itu yang diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh masyarakat bukan? Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio atau audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet, flyer, rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio visual seperti televisi.

Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari penyelenggara kegiatan.

Kira-kira proposal seperti apa yang akan dilihat oleh calon sponsor ? “proposal yang menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tidak terlalu tebal”.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W &  1 H : What, Why, When, Where, Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti dibawah ini:

 1.  Tujuan diselenggarakan acara

 2.  Keterangan mengenai acara

 3.  Alasan mengapa memerlukan sponsor

 4.  Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara

 5.  Schedule dan action plan acara

 6.  Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Contohnya: Pencantuman logo di banner, atau mungkin menyediakan waktu khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.

 7.  Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah dilakukan.

 8.  Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. Oleh karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum dikenal. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, cari informasi siapa orang yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 % keberhasilan sudah di tangan.

Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. Caranya adalah dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bahwa kegiatan kita memang pantas untuk didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada waktu penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada yang merasa dikecewakan. Ini karena akan berkaitan dengan image lembaga penyelenggara. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb. Hal terakhir ini sangat penting. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta waktu luang untuk sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan jangan berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja.  Sampaikan program – program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor. Dengan demikian maka anda sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.

"Siapa saja yang tidak melakukan perencanaan dengan baik maka sesungguhnya dia telah merencanakan sebuah kegagalan". Hal tersebut juga berlaku ketika kita akan memasarkan “produk (kegiatan yang kita adakan)” kepada para calon sponsor.

Created by : @larossyross

0 comments: