P astinya anda akan mempunyai kebanggaan tersendiri disaat orang-orang yang anda undang pada suatu acara, entah itu acara kantor, kel...

Tips Agar Acara Reuni Menarik Dan Berkesan Tips Agar Acara Reuni Menarik Dan Berkesan

Tips Agar Acara Reuni Anda Menarik Dan Berkesan

Tips Agar Acara Reuni Menarik Dan Berkesan

Tips Agar Acara Reuni Menarik Dan Berkesan


Pastinya anda akan mempunyai kebanggaan tersendiri disaat orang-orang yang anda undang pada suatu acara, entah itu acara kantor, keluarga, reuni dan lain-lain, tersenyum lebar yang mencerminkan kepuasan dan kesan yang mendalam akan acara tersebut. Namun membuat suatu acara yang nantinya akan membuat kesan yang luar biasa tidaklah mudah, karena membutuhkan perencanaan matang dan kerjasama team yang solid.

Kerinduan dan nostalgia masa lalu tak bisa ditumpahkan hanya lewat jejaring dunia maya atau perangkat telepon seluler. Bahkan justru media internet dan seluler turut mendorong orang untuk bertatap muka. Meskipun demikian, pekerjaan yang tidak mudah mengumpulkan dan menarik atensi rekan-rekan lama dengan berbagai kesibukannya masing-masing.

Cara-cara berikut semoga bisa membantu anda untuk membuat acara yang lebih berkesan dan berlangsung dengan meriah :

1.   Buatlah daftar peserta yang akan Anda undang, lengkap dengan data diri mereka. Jangan sampai nanti ada pertanyaan ‘kok aku gak diundang?’, ‘kok aku enggak tahu?’ di kemudian hari.

2.   Buatlah panitia kecil, terdiri dari orang-orang yang semangatnya sama dengan Anda untuk membuat acara. Pilih orang-orang yang mewakili golongan-golongan atau grup di tempat dulu Anda sekolah atau bekerja. Bisa ketua kelas atau orang yang bisa masuk ke semua golongan dalam sekolah atau keluarga Anda.

3.   Tentukan tema acara, acara besar atau acara kecil, tanggal pelaksanaan acara, tempat acara. Jangan terlalu mepet dan jangan terlalu lama. Kalau acara besar, artinya Anda akan mengumpulkan kawan-kawan yang sudah puluhan tahun tak bertemu, jangka waktu pengumuman 6 bulan sampai satu tahun sebelum acara rasanya cukup memadai.

4.   Tentukan anggaran acara. Carilah penyandang dana sehingga dapat menutupi separuh dari anggaran yang ada, syukur-syukur kalau ada yang menanggung semua. Kalau tak ada, sesuaikan acara dengan kemampuan peserta. Ingat, Anda ingin bersenang-senang bertemu teman lama, bukan ingin menambah masalah dalam hidup Anda.

5.   Buatlah blog atau grup di Facebook, Whatsapp, atau media sosial lain untuk acara anda. Buatlah percakapan yang ringan-ringan, jangan hal-hal yang mengandung perdebatan atau memicu permusuhan. Ingat, Anda sudah tahunan atau puluhan tahun tak bertemu dengan rekan-rekan Anda, orang pasti sudah banyak berubah.

Manfaatkan media jejaring sosial. Kita tahu bahwa media jejaring sosial dapat kita manfaatkan untuk apa saja, marketing, promosi, undangan suatu acara dan lain-lain. Namun disini kita manfaatkan media jejaring sosial untuk merekam dan mengetahui sejauh mana kesan yang diperoleh para undangan akan acara yang telah selesai kita selenggarakan, entah seminggu atau sebulan yang lalu. Misalkan di media Twitter, sebelum acara reuni, kita membuat sebuah hashtag (#) dengan nama misal #ReuniKarangTaruna atau #ReuniSMA15bdg. Setelah acara selesai, kita dapat melihat sejauh mana para undangan mengingat dan merasa terkesan dengan acara reuni yang kita selenggarakan dari hashtag tersebut masih menjadi Trending Topic di Twitter ataukah tidak.

6.   Panitia mesti rajin-rajin menyapa kawan lama secara pribadi, baik lewat telepon atau lewat sms, terutama untuk rekan-rekan yang kurang aktif berkomunikasi. Katakan bahwa kehadirannya sungguh berarti. Reuni bukan tempat memamerkan keberhasilan, bukan juga tempat menunjukkan ketidakmampuan.

7.   Pemilihan tempat sebaliknya disesuaikan. Ingat, kondisi ekonomi rekan Anda berbeda-beda. Jangan pilih tempat terlalu mewah, tapi juga jangan terlalu murah (misalnya di pasar). Dewasa ini banyak tempat misalnya kafe atau restoran yang menawarkan paket khusus acara. Pilihlah yang sesuai kemampuan. Tempat juga harus mudah dijangkau,

Jangan lupa membuat petunjuk arah yang jelas menuju tempat acara. Kalau acara sampai harus menginap, perlu dipikirkan pula akomodasi yang ada, misalnya untuk peserta acara yang mempunyai bayi yang tidak bisa ditinggal dsb.

Kalau acara diselenggarakan di luar kota, panitia bisa menyewa kendaraan antar-jemput ke tempat lokasi. Tentukan titik kumpul keberangkatan dan kepulangan yang paling memungkinkan.

8.   Buatlah tanda pengenal diri yang bisa ditempel di masing-masing peserta. Wajah kita tentu sudah banyak berubah dan mungkin kawan lama kita sudah tidak lagi mengenali. Acara biasanya mengandung tiga acara pokok:

perkenalan, kesan dan pesan dari peserta, lalu hiburan dan makan bersama. Buatlah acara yang bervariasi, misalnya yang mengandung permainan-permainan, kuis-kuis, dsb. Jangan lupa, biasanya peserta jaga image alias jaim sebelum acara dimulai. Panitia harus mampu memilih orang yang tepat untuk mencairkan kejaiman tersebut.

9.   Jangan mengabaikan peran MC. Seorang MC sering menjadi tolok ukur para peserta untuk menilai kesan acara tersebut. Tak hanya membuat para peserta menjadi jenuh, namun MC juga dapat mempengaruhi suasana acara secara keseluruhan. Dengan bumbu humor dari MC, para peserta bisa dibawa ke suasana santai dan kekeluargaan. Dan MC yang baik akan membuat pembicara-pembicara selanjutnya menjadi tanpa kendala.

10.   Melibatkan peran para peserta. Entah itu secara langsung atau tidak langsung, memberikan kesepempatan para peserta untuk ikut andil berperan dalam acara anda dapat memberikan kesan lain yang begitu mendalam. Misalkan pada acara reuni anda, dengan meminjamkan beberapa buah kamera video atau kamera digital kepada beberapa peserta untuk terlibat mengambil beberapa gambar dan melihat berbagai macam peristiwa dari berbagai perspektif. Dan anda tidak ragu untuk membaginya melalui media online.

11.   Berbagi informasi dengan para peserta. Tidak ada salahnya berbagi informasi yang nantinya akan mempermudah anda disaat ingin mengadakan acara semacamnya kembali. Contoh, dalam acara reuni, anda selaku panitia membagikan sebuah buku agenda kepada para peserta, dan pada beberapa bagian dibuku agenda itu terdapat daftar akun facebook, twitter dan lain-lain akun jejaring sosial lainnya dari semua peserta yang sebelumnya anda kumpulkan. Dan jangan lupa untuk mencantumkan hashtag dari acara anda.

12.   Tambahkan hidangan sebagai media koneksi. Ada satu waktu dalam acara yang anda selenggarakan, membiarkan para peserta untuk saling bertatap muka dan bercengkrama santai. Hal ini baik agar para peserta dapat membangun koneksi dengan peserta yang lain. Namun untuk menemani mereka bercengkrama santai, tak ada salahnya anda sediakan hidangan yang dapat membuat mereka terkesan. Tak harus mewah dan mahal. Anda bisa menghidangkan makanan atau minuman yang dapat mengingatkan mereka akan suatu memori indah, misalkan masa sekolah SMP.

13.   Berikan para peserta kesan yang lebih mendalam. Sebuah acara adalah peristiwa yang akan menjadi pengalaman tersendiri bagi setiap orang. Dengan memberikan sebuah bingkisan, misalkan kaos, flashdisk, mouse pad, gantungan kunci dan lain-lain dapat menambah kesan akan acara yang anda selenggarakan dengan sesuatu yang nyata. atau Doorprize yang memikat bisa menjadi daya tarik tersendiri. Siapa yang tak mau datang reuni bertemu teman-teman lama sambil mengintip peluang membawa voucer yang bisa ditukar dengan LED TV atau kulkas empat pintu?

14.   Kaus dan suvenir reuni tidak mesti mahal, tapi harus enak dipakai dan pantas serta punya nilai guna.

Biasanya rekan-rekan yang bekerja di bidang promosi mempunyai sampel produk dari tempatnya bekerja. Produk tersebut bisa Anda tambahkan ke dalam goodybag reuni sekolah Anda.

Jadi acara manakah yang pernah memberi kesan mendalam pada anda ?
Tak ada salahnya mencontoh dan mengembangkannya untuk kesuksesan acara anda sendiri.


Dari berbagai sumber.

2 komentar:

  1. This page definitely has all the information and facts I wanted concerning this subject and didn't know who to ask. aol mail sign in

    BalasHapus
  2. Terima kasih, bagus banget konsepnya. Sangat bermanfaat

    BalasHapus